Sistemas a medida

El software a medida para empresas se pide casi siempre igual, y casi siempre mal. Cuando una empresa pide uno, no quiere un sistema. Quiere dejar de perder tres horas diarias en una tarea que hoy hace a mano. La diferencia entre esas dos frases es donde se gana o se pierde el proyecto.

Construyo plataformas internas que automatizan procesos y centralizan la operación de un equipo. Empezando por el proceso que más duele, no por el organigrama completo.

Las señales de que te toca

• El mismo dato se escribe varias veces, de un correo a una hoja de cálculo y de ahí a otro sistema.
• Nadie sabe el estado real sin preguntarle a una persona concreta.
• El proceso vive en la cabeza de alguien, y cuando esa persona falta el área se ralentiza.
• Las hojas de cálculo se rompen: versiones «final2», fórmulas pisadas, archivos que solo abre bien uno.
• Pagas varias herramientas que no se hablan entre sí, y alguien hace de puente a mano.

Cuándo te diré que no

Hay tres casos en los que un sistema a medida es mala idea, y prefiero decirlos antes de cobrarte.

Cuando el proceso todavía no está claro: si el equipo lo hace distinto cada semana, programarlo congela el desorden. Cuando ya existe un producto estándar que lo resuelve, como contabilidad, facturación o nóminas, donde mantener tu propia versión sale carísimo a tres años. Y cuando nadie del negocio va a liderarlo, porque sale una herramienta que nadie usa.

Cómo se cotiza

No con un rango. Un sistema se cotiza por alcance funcional, y ese alcance no se conoce hasta mapear el proceso que va a reemplazar.

Por eso va en dos tiempos. Primero una fase de análisis, corta y pagada, que termina con un documento de alcance, las pantallas principales y un presupuesto firme. Después el desarrollo, ya sobre algo concreto.

Cualquier cifra dada antes de ese análisis es una adivinanza, y las adivinanzas se corrigen a mitad del proyecto, siempre hacia arriba.

Entrega por módulos

Desde 8 semanas, pero el plazo total importa menos que cómo se entrega. Un sistema bien planteado se construye por módulos y entrega uno cada dos o tres semanas.

Eso cambia dos cosas: empiezas a usar la parte más urgente mientras se construye el resto, y descubres pronto si algo se entendió mal, cuando corregirlo todavía es barato.

Cómo se mide si funcionó

Antes de empezar anotamos cuánto se tarda hoy en completar la tarea y cuántos errores salen al mes. Después de publicar, medimos lo mismo. Sin ese número, valorar el proyecto es una opinión, y las opiniones dependen de quién tuvo un mal día.

Sigue leyendo

• Cuándo tu empresa necesita un sistema a medida
• WordPress o desarrollo a medida
• ¿Cuánto demora hacer una página web?